Czy można obciążyć dłużnika kosztami windykacji bez zapisu w umowie?
Obciążenie dłużnika kosztami windykacji to praktyka spotykana w relacjach gospodarczych i prywatnych, jednak jej legalność budzi wiele pytań, zwłaszcza gdy umowa między stronami nie zawiera wyraźnego postanowienia w tym zakresie. W praktyce wierzyciele chcą odzyskać pełną kwotę wierzytelności razem z wydatkami poniesionymi na działania windykacyjne. Czy jednak jest to dopuszczalne bez odpowiedniego uregulowania w umowie?
Sprawdź ➡ windykacja na koszt dłużnika
Koszty windykacji – co wchodzi w ich skład?
Koszty windykacji obejmują różne wydatki ponoszone przez wierzyciela w celu wyegzekwowania należności. Mogą to być honoraria firm windykacyjnych, koszty korespondencji, opłaty za usługi prawne czy działania terenowe. W przypadku relacji pomiędzy przedsiębiorcami należy uwzględnić także rekompensatę za koszty odzyskiwania należności przewidzianą w ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.
Obciążenie kosztami windykacji bez zapisu w umowie – kiedy jest to możliwe?
W polskim prawie ogólną zasadą jest, że każda ze stron ponosi własne koszty związane z dochodzeniem swoich praw, chyba że ustawa lub umowa stanowi inaczej. Jeśli w zawartej umowie nie znajduje się klauzula przewidująca możliwość przeniesienia kosztów windykacji na dłużnika, szanse na ich wyegzekwowanie są ograniczone. Istnieją jednak wyjątki, w których wierzyciel może próbować dochodzić tych kosztów nawet bez umownego zapisu.
W relacjach między przedsiębiorcami na podstawie ustawy można dochodzić ryczałtowej rekompensaty za odzyskiwanie należności oraz żądać zwrotu uzasadnionych, dodatkowych kosztów przewyższających tę rekompensatę. W pozostałych przypadkach (osoby fizyczne, konsumenci) bez zapisanej w umowie klauzuli koszty windykacji co do zasady nie są zasądzane przez sąd.
Podstawa prawna obciążenia kosztami windykacji
Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych przewiduje możliwość domagania się rekompensaty w wysokości 40, 70 lub 100 euro w sytuacji, gdy wierzytelność nie została opłacona przez kontrahenta w terminie. Ten przepis stosuje się wyłącznie do obrotu profesjonalnego. Wierzyciel ma ponadto prawo do żądania zwrotu uzasadnionych kosztów windykacji przekraczających wartość rekompensaty.
W obrocie konsumenckim brak jest ogólnej podstawy ustawowej dla obciążania dłużników kosztami windykacji poza kosztami procesowymi i egzekucyjnymi, które reguluje prawo cywilne, postępowanie sądowe oraz postępowanie egzekucyjne.
Możliwość wpisania klauzuli o kosztach windykacji do umowy
Aby móc skutecznie dochodzić od dłużnika zwrotu kosztów windykacji w pełnym zakresie, warto zawrzeć wyraźny zapis w umowie. Przejrzysta klauzula określająca, które koszty podlegają zwrotowi i w jakiej wysokości, stanowi podstawę do dochodzenia tych kwot poza kosztami procesowymi. Bez takiego zapisu sąd nie jest zobowiązany do zasądzenia zwrotu takich wydatków na rzecz wierzyciela.
Praktyka orzecznicza i stanowisko sądów
Sądy najczęściej przyznają zwrot kosztów windykacji wyłącznie wtedy, gdy wynika to jednoznacznie z umowy lub z przepisów prawa regulujących relacje pomiędzy przedsiębiorcami. W pozostałych przypadkach postanowienia o zwrocie kosztów windykacji uznaje się za niewiążące, chyba że dłużnik dobrowolnie uzna i zapłaci niniejszą kwotę. W przeciwnym razie szansa na ich wyegzekwowanie jest niewielka.
Podsumowanie warunków obciążenia dłużnika kosztami windykacji
Obciążenie dłużnika kosztami windykacji bez zapisu w umowie jest ograniczone do wyjątkowych sytuacji przewidzianych przez ustawę, najczęściej dotyczących relacji B2B. W innych przypadkach wyegzekwowanie takich kosztów jest bardzo trudne bez odpowiedniej klauzuli umownej. Zawarcie przejrzystego postanowienia dotyczącego zwrotu kosztów windykacji już przy negocjacji umowy znacznie zwiększa możliwości prawne wierzyciela w przypadku opóźnień w płatnościach.
