Czy firma windykacyjna może obciążyć dłużnika kosztami?

W sytuacji, gdy dłużnik opóźnia się z zapłatą należności, wierzyciel często decyduje się na przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej. Pojawia się wtedy pytanie, czy firma windykacyjna może przerzucić na dłużnika koszty swoich działań i w jakich przypadkach jest to możliwe. Kwestia ta budzi duże zainteresowanie zarówno przedsiębiorców, jak i osób prywatnych pozostających w sporze zadłużeniowym.

Sprawdź ➡ windykacja na koszt dłużnika

Podstawa prawna dochodzenia kosztów windykacji

Podstawą możliwości obciążenia dłużnika kosztami windykacji jest art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych oraz art. 471 Kodeksu cywilnego dotyczący odpowiedzialności za szkodę wynikającą z niewykonania zobowiązania. W praktyce oznacza to, że niewywiązanie się z płatności rodzi po stronie dłużnika nie tylko obowiązek uregulowania głównego zadłużenia, ale także poniesienia kosztów związanych z dochodzeniem tej należności przez wierzyciela.

Ustawodawstwo dopuszcza możliwość obciążenia dłużnika konkretnymi kosztami windykacyjnymi. W transakcjach między przedsiębiorcami jest to zwłaszcza ryczałtowa kwota rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Dodatkowo, dłużnik może być zobowiązany do zwrotu także innych, udokumentowanych wydatków poniesionych przez wierzyciela podczas dochodzenia płatności.

Ryczałt za koszty odzyskiwania należności

Wierzycielowi przysługuje prawo do zgłoszenia roszczenia o zapłatę ryczałtu za koszty odzyskiwania należności. Ryczałt ten wynosi równowartość 40 euro i przysługuje każdorazowo przy powstaniu opóźnienia w transakcjach handlowych. Nie jest wymagana żadna wcześniejsza windykacja polubowna, ani powstanie dodatkowych kosztów po stronie wierzyciela – sam fakt nieterminowej płatności jest wystarczający.

Co istotne, uprawnienie do naliczenia ryczałtu dotyczy wyłącznie dłużników prowadzących działalność gospodarczą. W praktyce działa to jako swoista sankcja za zwłokę z zapłatą i ma motywować do terminowego regulowania zobowiązań.

Dodatkowe koszty windykacji

Poza ryczałtem ustawowym, wierzyciel ponosi często rzeczywiste, wyższe koszty związane np. z wynagrodzeniem firmy windykacyjnej, usługami prawnymi czy innymi wydatkami koniecznymi do skutecznego odzyskania należności. Ustawodawca dopuszcza możliwość przeniesienia także tych kosztów na dłużnika, pod warunkiem że zostaną one należycie udokumentowane oraz są niezbędne dla dochodzenia zapłaty.

Zasada ta obejmuje również sytuacje, gdy dochodzenie należności kierowane jest na drogę postępowania sądowego, a następnie egzekucyjnego – wówczas dodatkowe opłaty i koszty zastępstwa procesowego także mogą stać się ciężarem finansowym dłużnika.

Warunki skutecznego dochodzenia kosztów windykacji

Nie każde działanie firmy windykacyjnej skutkuje automatycznie obowiązkiem zapłaty po stronie dłużnika. Przesłanką jest odpowiednia dokumentacja oraz związek poniesionych kosztów z procesem dochodzenia roszczenia. W praktyce, skuteczne przeniesienie kosztów na dłużnika zazwyczaj wymaga skierowania roszczenia na drogę sądową i uzyskania stosownego orzeczenia, które potwierdzi zasadność oraz wysokość tych kosztów.

Ponadto, wysokość należności wymagana od dłużnika nie może być rażąco wygórowana ani oderwana od rzeczywiście poniesionych wydatków. Sądy weryfikują zasadność i niekiedy obniżają żądane kwoty, jeśli uznają, że przekraczają one granice niezbędnego nakładu środków na windykację.

Ograniczenia obciążenia kosztami windykacyjnymi

Przepisy chronią dłużników przed dowolnym i nieograniczonym naliczaniem kosztów windykacji. Dotyczy to również relacji z konsumentami, którzy są lepiej chronieni przed narzucaniem kosztów windykacyjnych wynikających wyłącznie z działań poza sądem. W takich przypadkach najczęściej podstawą dochodzenia kosztów jest prawomocny wyrok sądu.

Kolejnym ograniczeniem jest zakaz ustalania w umowach kar za opóźnienia przewyższających ustawowe odsetki oraz inne ograniczenia wynikające z przepisów prawa cywilnego. Firmy windykacyjne muszą działać w granicach prawa, aby żądane kwoty mogły być wyegzekwowane.

Praktyka stosowania kosztów windykacji w Polsce

W praktyce obciążenie dłużnika kosztami windykacji jest możliwe, jednak w dużej mierze zależy od rodzaju relacji gospodarczej pomiędzy stronami i spełnienia wymogów formalnych. W transakcjach B2B częstsze jest stosowanie ryczałtu 40 euro oraz egzekwowanie rzeczywistych wydatków udokumentowanych notą obciążeniową lub wyrokiem sądu.

Warto zwrócić uwagę, że nawet jeśli firma windykacyjna naliczy dłużnikowi koszty, ich wyegzekwowanie bez orzeczenia sądowego może być utrudnione. Dla dłużnika istotne jest także bieżące analizowanie wezwań do zapłaty i ocena zasadności zgłaszanych żądań finansowych.